📈 Libro diario, mayor, balance de sumas y saldos

 📈 Libro diario, mayor, balance de sumas y saldos

La contabilidad consiste en el registro de hechos contables, cuestión que ocurre de forma repetitiva multitud de veces al día. Imaginemos empresas como Coca-Cola, la multitud de registros necesarios para tener anotadas todas las transacciones. 

✍️ La verdad es que hasta la llegada de los computadores todo era manual, pero desde hace años la introducción de datos se hace mediante programas informáticos que facilitan la tarea y agrupan los registros en libros contables. 

✍️ Los libros contables son: diario, mayor y balance de sumas y saldos. 

✍️ El libro diario o libro de cuentas recoge día a día los hechos económicos de una empresa. Por tanto, se recoge la información ordenada cronológicamente, dejando un rastro de toda la historia económica de esa empresa. En el diario la información se introduce por bloques de anotaciones. Cada bloque de información se llama asiento, y en él siempre se refleja lo que se llama un hecho contable, es decir, un hecho o circunstancia que merece ser contabilizada, que tiene impacto financiero. 

✍️ Por ejemplo, el pago de una factura, la venta de un producto, el pago a los trabajadores, etc. En cada asiento se reflejan dos cosas principalmente: 

1️⃣ por un lado se anota lo que ha beneficiado a la empresa y, 

2️⃣ por otro, la contrapartida. Y cada asiento se registra de acuerdo con el sistema de  partida doble. ¿Qué significa el sistema partida doble ? 

✍️ Que por un lado se anota la salida del dinero y por otra su contrapartida, esto es, su destino. Por ejemplo, un hecho contable sería el pago de una póliza de seguros. Y en este caso anotaríamos en la izquierda, en el debe, el que recibe dinero: la compañía de seguros por la prestación de un servicio. En la derecha, en el haber, el que entrega el dinero: la salida de dinero del banco en este caso. 

✍️La partida doble obedece al criterio de que quien recibe es deudor y quien entrega es acreedor. 

Conocemos ahora un nuevo libro. Se llama el libro mayor y recopila todos los movimientos del diario pero reordenados por tipo de movimiento. En otras palabras, reordenados por cuenta. 

✍️ Es lo mismo que un extracto de cuenta. En nuestra vida cotidiana, todos conocemos lo que es un extracto de un banco, pero quizá no nos habíamos dado cuenta de que ese documento no es otra cosa que el mayor de una cuenta, en este caso el mayor de nuestro banco. Hay un mayor o un extracto por cada una de las cuentas. Otras de las que más se consultan son las de los clientes, para ver el movimiento que han tenido y lo que nos deben a una fecha determinada. 

✍️ El balance de sumas y saldos es otro libro contable, que probablemente lo has  oído como balance de comprobación, porque ayuda a la comprobación y a detectar errores en la contabilización. El objetivo es mostrar en una imagen una lista de todas las cuentas y sus saldos. En ocasiones aparecen los datos en dos columnas: los positivos en el debe y los negativos en el haber, de modo que la suma de ambas sea idéntica. Es lo que se llama cuadre contable. 

✍️ En casos de utilizar el criterio de positivo y negativo, la suma obviamente debe ser cero, en caso contrario estaría descuadrando. De ahí que se conozca también como balance de comprobación. 

✍️ Es posible que el balance de sumas y saldos esté cuadrado y que, sin embargo, incluya una contabilidad defectuosa. Por ejemplo, nos entrega dinero un cliente y lo anotamos a otro distinto. El balance va a estar cuadrado, pero los datos son falsos. 

✍️ Imaginemos que la monitora de un colegio se encargase de llevar a los niños a sus casas y dejarlos en las habitaciones respectivas, y la norma es que las niñas duermen en habitaciones rosas y los niños en azules. El balance de sumas y saldos comprueba que todos los niños duermen en habitaciones azules y todas las niñas en habitaciones rosas, pero no dice nada si alguno de los niños duerme en una casa que no es la suya, o sea, que le han cambiado de casa, y eso, por supuesto, implica un análisis de las cuentas lo que se debe realizar al final del periodo antes del cierre de los EEFF. 

Esto es una de las funciones de un contador;  analizar dichas cuentas para una correcta presentación de balances.