Cómo saber cuánto tarda una empresa en cobrar a sus clientes

Cómo saber cuánto tarda una empresa en cobrar a sus clientes 

Saber el número de días de promedio que tardamos en cobrar a nuestros clientes, es saber el tiempo que les estamos financiando. Al resultado de todo ello se le llama "período medio de cobro". 

🔰Lo interesante de este indicador no es conocer el dato en sí, que, generalmente, ya es un dato que sorprende porque pocas veces coincide con el que suponemos; pero lo importante en este dato está en su evolución. Por tanto, es recomendable que este indicador los calcules de forma periódica y veas su evolución, comprobando si mejora, es decir, se reduce o por el contrario se amplía, empeora; y si esto corresponde a razones lógicas o debemos tomar medidas para reducir el período. 

🔰La fórmula para calcularlo es bastante sencilla y los datos se toman del Estado de Situación Financiera y del estado de resultados. 

🔰Para calcular este promedio de cobro a clientes, tenemos que partir de ciertos datos, concretamente tres. 

1️⃣ Por un lado, el Saldo medio de deuda que tienen nuestros clientes con nosotros. Este dato aparece en el Activo corriente de nuestro Balance. La cifra a considerar es solo la deuda de clientes, no la de administraciones públicas u otros deudores. 

2️⃣ Por otro lado, necesitamos la Cifra de ventas relacionada con esos clientes, que lo encontramos en el estado de resultados. 

3️⃣ Por último, necesitamos el Porcentaje de IVA que graba estas ventas y que en este caso, es el 12%. En el Denominador, junto con las Cifras de ventas neta, debemos incluir el importe de IVA repercutido correspondiente. Recuerda que las cuentas por cobrar, clientes y efectos a cobrar, que se incluyen ambas, incluye en su saldo el importe total de la factura que recoge tanto la venta realizada que es la base imponible, como el IVA repercutido. 

🔰Se podría eliminar el IVA de las facturas de clientes y el efecto sería el mismo. Simplemente se trata de homogeneizar datos entre sí. 

🔰 Una vez que tenemos los datos, simplemente sería ponerlos en la fórmula, 365 multiplicado por el Saldo de clientes y dividido por el Importe de las ventas + IVA. Para sumar el IVA podremos poner, como en este caso, el 12% de la cantidad de ventas. El resultado es el mismo, es una cuestión puramente matemática. 

🔰 Aclarar que todos los datos deben estar referidos al mismo período. Recuerda que la fórmula es anual, y por eso el factor 365 que son los días que tiene un año. En casos de períodos inferiores, este dato debe adecuarse a los días del período que estemos calculando. 

🔰Recuerda que lo importante es controlarlo periódicamente y analizar su evolución. Esto te permitirá reducirlo y mejorar tu tesorería porque el dinero lo tendrás disponible en un menor plazo de tiempo.

🖥 Elegir el software adecuado para el área económico-financiera💽

Elegir el software adecuado para el área económico-financiera💽

📚La importancia que tiene la contabilidad en la empresa, es clave. ¿Por qué? Es la fuente de toda la información, registra todos los movimientos económicos financieros que ocurren en la empresa, y para conseguir sintetizar y estructurar correctamente todos los datos, es necesario un programa, un software, que persiga dos objetivos: 

✳️ El primero, cumplir con las administraciones y control de entidades públicas y, 

✳️ El segundo, y no por ello menos importante, sacar las conclusiones que necesita la empresa para la toma de decisiones. 

☑️ ¿Cómo elegir el Software adecuado? Piensa que el objetivo es tener información actualizada y en tiempo real de lo que está pasando en la empresa. Pero cada empresa es un mundo. Casi siempre, las respuestas las encuentras si haces las preguntas correctas. ¿Fabricas, comercializas o eres una empresa de servicios? ¿Vendes un artículo único o varias familias de artículos? ¿Necesitas un control de existencias o inventariar periódicamente? ¿Necesitas controlar cobros? Como ves, no puede existir una solución estándar. 

🔵¿Qué debemos tener en cuenta para tomar la decisión? Primero, ¿cuál es tu sector? Generalmente, puedes encontrar un software específico adaptado a tu sector, que te facilitará la gestión porque estará orientado al tipo de negocio que tú tienes. 

✔️Usabilidad: busca la sencillez y evita programas complejos, con implantaciones que no tienen fin. Vemos empresas que han adquirido programas muy potentes, pero tan sobredimensionados, que han abandonado antes de aprender a manejarlo, porque la mayoría de sus funciones, nunca las utilizarán, pero han destinado recursos monetarios y personales en esa frustrada carrera hacia ninguna parte. 

✔️Compatibilidad: debemos buscar que sea compatible con el sistema operativo, que no genere problemas para trabajar con el resto de programas o con impresora y otros dispositivos. Lo contrario es un foco de problemas. 

✔️Modularidad: que te ofrezca la posibilidad de ampliar a otros ámbitos de gestión, como control de bodegas, gestión de cobros o crédito a clientes. Piensa, de nuevo, en el largo plazo. Debe darte respuesta ahora y en el futuro. 

✔️Adaptabilidad: debe ser configurable y adaptado a tus necesidades. Comprueba que los informes que genera son los que necesitas para tomar decisiones. Esto es uno de los puntos más esenciales. De nada sirve el camino si la meta es equivocada. 

✔️Debe ser actualizable. ¿Nos ofrece mantenimiento para resolver problemas que surjan y realizar los ajustes que podamos necesitar? ¿Qué pasa si nuestra empresa crece? ¿El programa seguirá siendo válido? 

✔️Costo: no se trata de comprar un software caro, sino adecuado El problema viene en el momento de pedir presupuesto. ¿A quién comprarlo? Tenemos dos opciones, generalmente. La primera, es pedir presupuesto directamente a varios proveedores y elegir entre ellos. No somos especialistas, por lo que esta opción presenta el riesgo de terminar comprando el programa del proveedor que tenga mayor poder de convicción o más fuerza comercial, por lo que es recomendable la segunda opción, encargar a un consultor independiente un estudio previo para asegurarnos de que elegimos el software que responde y atiende a nuestras necesidades. Inicialmente puede parecer más caro, pero no lo es. En una empresa, hay que mirar a medio y largo plazo y resolver una necesidad presente y futura. Es una decisión con trascendencia operativa y económica. Sea cual sea el sistema que elijas, tiene que ofrecer información a tu alcance y que dé respuesta a tus necesidades. 

🔵 No te límites a cumplir con las obligaciones fiscales; piensa en la gestión de tu empresa, qué necesitas controlar y qué indicadores serán tus referentes.

📉Tips para interpretar un balance - Estado de Situación Financiera. 💵🥎

 📉Tips para interpretar  un balance - Estado de Situación Financiera. 💵🥎

💈El patrimonio neto refleja la riqueza generada por la empresa y las aportaciones de socios. Si es elevado, indica que los socios confían en el proyecto porque han dejado sus ahorros y el beneficio a disposición de la empresa. Es el mayor signo de confianza que aporta una empresa. 

💈Cuantifica la cantidad de deudas y obligaciones que tiene la empresa con terceros. Si el porcentaje de deuda exigible es muy alto respecto del activo, tendremos una dependencia muy elevada de terceros, de bancos y proveedores. Esta situación no es aconsejable, a menos que estemos al inicio de la actividad o en plena expansión, y esté justificado recurrir a terceros para que nos presten capital. 

💈 El balance muestra la capacidad de cubrir las deudas presentes y futuras. ¿Qué significa esto? Si la empresa tiene bienes (activos) por valor superior a todas sus deudas, (pasivo), es una empresa con solvencia a largo plazo o con garantía. En caso contrario, cuando las deudas fuesen superiores a los bienes, la empresa estaría en quiebra; difícil situación. ¿Solución? Inyectar capital o generar mucho beneficio o liquidar la empresa. 

💈Presta atención a la capacidad de los recursos de la empresa en convertirse en dinero es decir, la composición del capital corriente o circulante, el capital más disponible, más líquido y su rotación. También nos referimos, dentro de este ámbito, a los períodos medios de cobro a clientes y períodos de pago a proveedores. Esto nos facilita la toma de decisiones 

💈La capacidad de pago. ¿Tiene la empresa liquidez suficiente para hacer frente a los pagos? ¿El activo corriente es mayor que el pasivo corriente? Es lo que se llama solvencia a corto plazo o solvencia directamente. Lo contrario, sería una empresa insolvente. Esta situación abocaría a una negociación  de acreedores o peor, en una liquidación.

Cómo está estructurado el Balance General - Estado de Situación Financiera?

Cómo está estructurado el Balance General - Estado de Situación Financiera?

🗞 Principalmente, el estado de situación financiera presenta tres bloques bastante conocidos: activo, pasivo y patrimonio neto. 

🎯Por un lado, tenemos el activo, formado por todos los elementos que nos proporcionarán beneficio en el momento actual y futuro, y es la parte más fácil de imaginar; vehículos, computadores, existencias, facturas de clientes, dinero, etc. El orden en que aparecen es el orden de permanencia en la empresa. 

🎯 Los que vayan a permanecer en la empresa por un plazo de tiempo inferior a un año estarán relacionados con el ciclo productivo, como los inventarios, que se agrupan en activo corriente, y aquellos otros elementos que tienen un carácter más permanente, que nos prestarán servicio durante más de un año y que ni siquiera se compraron para ser vendidos, se conocen como propiedades, planta y equipos y forman parte del activo no corriente. 

🎯Pero todos estos bienes y derechos, ¿cómo se han pagado? O ¿a quién se los debemos? Esa ecuación es algo más difícil. Una parte del activo estará pagada con el dinero que pusieron los socios y con el beneficio actual y de años anteriores, que en lugar de repartirlo los socios lo dejan en la empresa, estará pagada con el patrimonio neto, y el resto estará pagado con deuda que tenemos que devolver: la deuda exigible, el pasivo. En función de la fecha de devolución, se subdivide en pasivo no corriente y pasivo corriente. 

🎯 Aquella deuda que tiene vencimiento en un plazo inferior a un año corresponderá al pasivo corriente, mientras que la deuda que hay que devolver en un plazo superior a un año se agrupará en el pasivo no corriente. 

🎯Estos tres grupos diferenciados se representan gráficamente en tres bloques imaginarios: el activo conforma la parte de la izquierda, mientras que el bloque de la derecha está subdividido en patrimonio neto y pasivo.

Qué hacer cuando no puedo pagar? 💵💰

 Qué hacer cuando no puedo pagar? 💵

💎 ¿Alguna vez has tenido una crisis de liquidez en la empresa? Esto sucede cuando no tenemos el dinero disponible para hacer frente a los compromisos de pago. Podríamos decir que tenemos “Tensiones de tesorería”, y ocurre por no tener previstos los flujos de caja. 

📝¿Qué hacer cuando no puedo pagar? Veamos unos consejos que pueden ayudar a mejorar la tesorería en la empresa. 

1️⃣ Controla el riesgo de  los clientes. La primera medida para mejorar la tesorería es cobrar a los clientes y, si puede ser, cobrarles puntualmente, pero sobre todo, cobrar. Prevenir la morosidad es la primera medida. Es recomendable controlar el importe máximo de riesgo por cliente y negociar las condiciones y fechas de cobro. 

📋 Todos los acuerdos con los clientes se reflejan por escrito. Es recomendable incluir en el documento las condiciones de venta a crédito, especificando las consecuencias en caso de retraso en el pago, como puede ser cobro de intereses de demora o reserva de dominio para los bienes vendidos. Son derechos reconocidos que actúan como disuasorios. 

2️⃣ Negocia los vencimientos de pagos a los proveedores. Si tienes problemas de tesorería, lo mejor es buscar el mayor plazo posible y fijar uno o dos días de pago al mes. 

Negociar lo que más interesa a tu tesorería, te permitirá una mejor planificación. Aquí también se deben reflejar por escrito todos los acuerdos. 

3️⃣ Realiza previsiones de cobros y pagos. Aunque debiera ser un tema superado, muchas PYMES no realizan un correcta previsión de sus flujos de cobro y pago en el corto plazo. El presupuesto de tesorería es el documento donde estos se reflejan. Partiendo de los saldos en cuentas bancarias, suma cobros del período y resta los pagos del mismo para ver tus necesidades y anticiparte ante futuros apuros de tesorería. Mantenlo actualizado. 

4️⃣ Prever los pagos que se producen con una menor frecuencia en el año. No olvides incluir los pagos esporádicos. En ocasiones, la empresa entra en problemas de liquidez porque a la hora de realizar su previsión de pago, se olvida de incluir algún importe puntual pero significativo. El seguro de un automóvil que se paga una vez al año, o el impuesto sobre bienes inmuebles son claros ejemplos de estos pagos puntuales que pueden descuadrar la tesorería prevista. 

5️⃣Reduce el inventario. Muchas empresas tienen un nivel de inventario excesivamente elevado. Debemos ajustar el nivel de inventario a nuestro nivel de rotación. No debemos comprar por comprar sin considerar las consecuencias en la tesorería. Y tampoco debemos fabricar por fabricar y tener los productos en nuestro almacén esperando a ser vendidos. Debemos ajustar bien estos tiempos, puesto que lo contrario implica tener el dinero en las bodegas en forma de existencias. 

6️⃣ Revisa los procedimientos y acorta el plazo de facturación. Evita demoras en la facturación y agiliza el cobro. Esto te asegura rapidez en recuperar liquidez. Vende activos. Analiza si hay activos ociosos que pueda venderse, vehículos o maquinaria que no se utilizan. Incluso, estudia una desinversión en activos fijos sustituibles. Por ejemplo, en vez de utilizar bienes en propiedad, quizás se podrían alquilar. 

Último consejo:

7️⃣ Tener un plan B, es decir, disponer de financiación alternativa, líneas para anticipar facturas, créditos que pueden darte flexibilidad y permitirán una respuesta rápida a tus necesidades. Estos servicios solo tienen costo si los utilizas, y no computan como deuda bancaria si no los utilizas, por lo que te beneficiará de cara al análisis de riesgo de la empresa. 

✔️ Con estas medidas verás cómo incrementa el nivel de tesorería disponible en la empresa y dispondrás de mejor información de gestión salvando la desagradable situación de no poder atender un compromiso de pago.

📖 Cuándo se contabiliza al debe o al haber?

Cuándo se contabiliza al debe o al haber? 

La parte más sistemática y repetitiva administrativamente es el registro de los hechos contables, cuestión que ocurre de forma permanente. Este registro es lo que se conoce como asiento y cada asiento se anota de acuerdo con el sistema de  partida doble. 

📈¿Y esto qué es? El sistema de partida doble consiste en realizar dos anotaciones que afectan, como mínimo, a dos conceptos. La idea es que no hay origen sin destino, ni destino sin origen. Si compramos un vehículo es porque alguien nos lo ha vendido. Si solo anotamos que hemos comprado un vehículo y no anotamos si lo hemos pagado y cómo o si todavía lo debemos y a quién, es evidente que nos está faltando información. O si sale dinero del banco, este es el origen en algún sitio lo habremos ubicado o a alguien se lo habremos entregado, será el destino. 

📈Con este sistema no puede haber una anotación sin su pareja, es decir, quedará registrado el valor de lo que tenemos y su origen. Esto es lo que conocemos como partida doble. 

📈El lugar donde se anota cada importe se llama cuenta contable, por esto, cada cuenta contable tiene dos zonas para anotar los movimientos producidos: debe y haber, de tal modo que dependiendo del tipo de movimiento producido en la cuenta la anotación la realizaremos al debe o al haber. Así, si representamos gráficamente la cuenta tendrá la siguiente apariencia. 

📈En la parte de la izquierda el debe y en la parte de la derecha el haber y cada asiento se registra de acuerdo con este sistema de partida doble. Generalmente, dudamos de dónde tenemos que registrar un apunte si en el debe o en el haber del asiento. 

📈El criterio que se sigue es que las cuentas de activos, bienes y derechos aumentarán su valor mediante anotaciones en el debe, parte izquierda y disminuirán su valor mediante anotaciones en el haber, parte derecha. Las cuentas de pasivo, obligaciones y deudas, por el contrario, incrementan su valor mediante anotaciones en el haber y disminuirán su valor mediante anotaciones en el debe. 

📈Como les puede resultar complicado les recomiendo el siguiente truco.

🗂 El que recibe, debe, y el que entrega acredita, es decir, la cuenta que recibe se anota en el debe y la cuenta que entrega se anota en el haber. Recuerda, la partida doble obedece al criterio de quien recibe es deudor y quien entrega es acreedor.

Principales diferencias entre Solvencia y Liquidez.!!!!

 Una de las principales preocupaciones de una empresa es tener la capacidad para generar fondos para atender los compromisos adquiridos con terceros. Es decir pagar las deudas contraídas sin importar el plazo en el que haya que atender esa obligación. Esta capacidad se denomina “Solvencia”

📂La solvencia, por tanto, indica la capacidad de una empresa para hacer frente todas las deudas tengan un vencimiento próximo o lejano.  Tradicionalmente, ha sido el indicador de referencia para obtener préstamos o crédito. De hecho, además la solvencia se conoce también como “indicador de garantía”. No hay que confundir solvencia con liquidez, pues esta última es la capacidad de la empresa de tener recursos líquidos, dinero. Mientras que la solvencia se puede conseguir con recursos líquidos y no líquidos siempre que supongan un valor adecuado para pagar las deudas. 

📂Por esto, la liquidez también se suele llamar “solvencia a corto plazo” ambas capacidades son imprescindibles para la supervivencia de la empresa. 

📂La empresa debe ser solvente, es decir, debe tener bienes suficientes para cubrir sus deudas, en caso contrario estaría en quiebra, pero además debe ser capaz de generar recursos líquidos, es decir, convertir recursos en dinero para atender las obligaciones corrientes, las más inmediatas. Solvente a corto plazo. 

🟠Se puede ser solvente y no poder atender las obligaciones ? En efecto. Como ha sido el caso de empresas inmobiliarias promotoras de viviendas, tenían existencias suficientes para afrontar las deudas, pero carecían de liquidez. 

📂Carecían de dinero para efectuar los pagos, por ello debemos cuidar la solvencia a largo plazo y la liquidez.

🟠 Para saber si tu empresa es solvente pregúntate dónde encuentras los recursos con los que cuenta tu empresa para pagar sus deudas? Los encuentras en el activo. En el total de las dos secciones que lo componen: activo corriente y no corriente. 

📂 Veamos cómo se calcula:

Del balance de situación nos quedaremos con el activo y con el pasivo. No nos interesa para este ratio el patrimonio, que son los recursos, que los socios han puesto pero que no tenemos obligación de devolver. 

📂El ratio de solvencia se obtiene dividiendo el activo entre el pasivo, debiendo mostrar un resultado superior a la unidad. 

📂Que indica ? Nos indica el porcentaje de los bienes y derechos “activo”, que tiene la empresa respecto a la deuda comprometida, “pasivo”. 

📂Que debemos saber ? Que en caso de ser menor que 1 la empresa no puede hacer frente a sus compromisos de pago, de ahí que también se conozca como “ratio de distancia a la quiebra” 

📂 Para cerrar nos quedamos en que la solvencia es la pocesion de abundantes bienes para liquidar deudas, pero, además, debe existir facilidad para convertir esos bienes en dinero o efectivo para hacer los pagos, es lo que llamamos “tener liquidez”